Программы 1С

1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси

Комплексное решение задач автоматизации учёта документов, взаимодействия сотрудников, а также контроля и анализа исполнительской дисциплины.

Программный продукт «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Беларуси» включает технологическую платформу «1С:Предприятие 8» и конфигурацию (прикладное решение) «Документооборот КОРП для Беларуси». Продукт поставляется только в КОРП версии.
«1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться, как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие. Программный продукт предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси

  • Работа с документами

    «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует СТБ 6.38-2004, требованиям «Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь» от 19 января 2009 года №4  и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

  • Хранение и права доступа

    В конфигурации программы «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
    Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
    Дополнительно к этому все данные конфигурации «Документооборот КОРП» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
    Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

  • Регистрация входящих и исходящих документов

    «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
    Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
    Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
    • учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
    • автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
    • оповещение исполнителей;
    • поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
    • формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
    • последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

  • Учет обращений граждан и юридических лиц

    В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-3 «Об обращениях граждан и юридических лиц».
    Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан и юридических лиц в сторонние организации и от них.
    Для работы с обращениями граждан и юридических лиц используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан и юридических лиц, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан и юридических лиц используются отчеты «Исполнение обращений граждан и юридических лиц», «Структура обращений за период», «Динамика количества обращений», «Список обращений граждан и юридических лиц».

  • Учет договоров

    В «1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси» автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
    • подготовка проекта договора;
    • согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
    • учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
    • учет и контроль сроков действия договоров;
    • автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
    • многовалютный учет сумм договоров;
    • учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
    • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
    • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
    • расторжение договора.
    Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Расторгнутые договоры».

  • Сканирование

    В «1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
    Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
    Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

  • Электронная почта

    Любой документ или файл «1С:Документооборота 8 КОРП для Беларуси» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.

  • Просмотр, редактирование и контроль версий

    Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
    Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
    «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
    При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
    Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

  • Шаблоны документов и файлов

    В «1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси» пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
    При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

  • Штрихкодирование документов

    В «1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси» всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:
    • распечатать на отдельном листе;
    • распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
    • распечатать на наклейке;
    • вставить в электронный документ как изображение.
    Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании. Распознаются коды на монохромных изображениях, файлах JPG-формата и картинках с принтера наклеек.

  • Печать регистрационных штампов документов

    В «1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси» пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

  • Связи между документами

    В «1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси» предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

  • Несколько резолюций в документах

    В карточке документа «1С:Документооборота 8 КОРП для Беларуси» можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение» или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.
    Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.

  • Переадресация входящих документов

    В программе «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.

  • Контроль переданных документов

    Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

  • Бизнес-процессы и работа пользователей

    В программе «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
    • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
    • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
    • Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В «1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси» поддерживаются такие варианты согласования, как:
    o параллельное;
    o последовательное;
    o смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
    • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
    • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту. Если документ оформлен не по правилам, то ответственное лицо может отказать в регистрации такого документа и вернуть автору на доработку.
    • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
    • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
    • Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа — рассмотрение, исполнение, списание в дело.
    • Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация.
    • Обработка внутреннего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания внутреннего документа — согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение/ознакомление, списание в дело.
    • Комплексный процесс: это сложный процесс, состоящий из отдельных этапов позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа.
    Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор», и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, — самому директору или его заместителю.
    Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров — другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
    Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
    Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
    Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
    Процессы могут содержать несколько предметов. В качестве предметов выступают ссылки на различные данные (документы, мероприятия, файлы) и файлы с диска.
    Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

  • Инструкции

    Для карточек документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.

  • Поиск

    Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
    В «1С:Документообороте 8 для Беларуси» реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и английского языков.

  • Обсуждения

    При помощи механизма обсуждений можно организовать общение с коллегами. Это может быть полезно, когда перед составлением документа, например регламента или инструкции, требуется собрать мнения коллег.
    Реализована возможность высказать мнение о работе программы, передать разработчикам свои предложения или замечания.

  • Учет рабочего времени и контроль исполнения

    Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
    В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
    Программа позволяет вести общий и персональный календари и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Записи календаря можно создать на основании любого другого предмета программы, например, задачи, документа, письма, мероприятия.

Технические характеристики/требования

  • Организация распределенной информационной базы
  • Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
  • Веб-сервисы работы с файлами

В «1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси» предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

В «1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси» предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.2»:
• 1C:Бухгалтерия 8 для Беларуси
• 1С:Управление торговлей для Беларуси
• 1С:Зарплата и Управление Персоналом для Беларуси
• 1С:Управление компанией для Беларуси
• 1С:Розница для Беларуси

«1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между «1С:Документооборотом 8 КОРП для Беларуси» и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе «1С:Предприятие 8.2») осуществляется при помощи веб-сервисов.