ООО«Табак-инвест»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

С помощью программы «1C:Документооборот для Беларуси КОРП» автоматизирована система документооборота. Компания «Азбука управления» завершила проект по автоматизации документооборота в ООО «Табак-инвест». В результате чего улучшилось скорость движения документов в организации, ускорилась обработка информации благодаря нужным отчётам, упорядочилась иерархия доступа к различным базам документов и полностью исключили возможность ошибки.

Наши задачи
Перед предприятием стояла задача по внедрению системы электронного документооборота, сканирования документов, учету входящих, исходящих и внутренних документов, безопасному хранению и доступу к документам, сокращению времени коллективной обработки документов, электронного согласования документов, использовании мобильных клиентов документооборота.

Выбор подрядчика
Для внедрения программы «1С:Документооборот для Беларуси КОРП» мы выбрали компанию «Азбука управления», которая известна на рынке как организация, имеющая профессиональных сертифицированных специалистов, которые ответственно относятся к поставленной задаче.

Выбор продукта
Среди существующих систем электронного документооборота было выбрано несколько. С учетом перспектив развития интеграции с продуктами на платформе 1С, выбор был сделан в пользу ПП «1С:Документооборот».

Основными преимуществами перед другими системами явились: хорошее наполнение и постоянное развитие функционала данного продукта, удобство лицензирования рабочих мест, возможность дальнейшей интеграции с существующими системами учета на платформе «1С:Предприятие 8», наличие большого количества специалистов по сопровождению.

В ходе внедрения системы электронного документооборота специалистами «Азбука управления» выбран клиент-серверный вариант с использованием PostgreSQL. Приобретено 200 клиентских лицензий.

Этапы проведенных работ
Проведены следующие работы:
• произвели консультации по выбору программного обеспечения и предложили варианты его сопровождения
• настройка сервера СУБД;
• настройка сервера 1С;
• настройка web – сервера;
• настройка мобильного клиента;
• разработка положений и инструкций;
• сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• интеграция с другими системами на базе "1с:предприятия"
• интеграция со сторонними системами автоматизации
• начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• доставка программных продуктов в офис заказчика и установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• обучение сотрудников организации.

Результат внедрения
Автоматизированы следующие функции:
• Ускорены процессы прохождения документов (ознакомление, рассмотрение, согласование).
• Исключена возможность утери документов.
• Руководство получило возможность отслеживать состояние поручений и формировать отчеты по исполнительской дисциплине.
• Рядовые сотрудники получили быстрый доступ к документам учреждения со своего рабочего места, что сократило потерю рабочего времени сотрудников.
• делопроизводство;
• работа с документами, файлами, почтой;
• работа с мероприятиями;
• процессы движения документов;
• учет рабочего времени;
• учет договоров;
• работа с обращениями граждан;
• учет и контроль исполнения поручений;
• ведение архива;
• формирование отчетности;
• разграничение прав доступа;
• обмен с СМДО;
• использование потокового сканирования.

Система передана в опытно-промышленную эксплуатацию в Феврале 2019. В дальнейшем планируется внедрить использование ЭЦП при согласовании и утверждении документов.

Результатом внедрения ПП «1С: Документооборот 8 КОРП» стало: автоматизация работы отдела делопроизводства, ускорение процессов согласования и исполнения документов, возможность удаленного участия сотрудников в делопроизводстве предприятия, унифицировать формы документов подразделений организации. Функционал данного продукта помог нам повысить качество и скорость взаимодействия между различными подразделениями организации, обеспечил доступность информации, необходимой в повседневной деятельности наших сотрудников.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика