«Белинтертранс»

Компания «Азбука управления» завершила проект по автоматизации документооборота в транспортно-экспедиционным предприятии Белорусской железной дороги «Белинтертранс». В результате чего улучшилось скорость движения документов в организации, ускорилась обработка информации благодаря нужным отчётам, упорядочилась иерархия доступа к различным базам документов и полностью исключена возможность ошибки.  

В мае 1992 года руководством Белорусской железной дороги было принято решение о создании транспортно-экспедиционного предприятия «Белинтертранс». До этого на железной дороге экспедиционного предприятия как такового не существовало. Основной задачей созданного предприятия было обеспечение доставки грузов по Белорусской железной дороге, а также организация платежей за перевозку по территориям других государств.

Наши задачи

Перед предприятием стояла задача по внедрению системы электронного документооборота, сканирования документов, учету входящих, исходящих и внутренних документов, безопасному хранению и доступу к документам, сокращению времени коллективной обработки документов, электронного согласования документов, использования мобильных клиентов документооборота.

Выбор подрядчика

Для внедрения программы «1С:Документооборот для Беларуси КОРП» мы выбрали компанию «Азбука управления», которая известна на рынке как организация, имеющая профессиональных сертифицированных специалистов, которые ответственно относятся к поставленной задаче.

Выбор продукта

Среди существующих систем электронного документооборота было выбрано несколько. С учетом перспектив развития интеграции с продуктами на платформе 1С, выбор был сделан в пользу ПП «1С:Документооборот». 

Основными преимуществами перед другими системами явились: хорошее наполнение и постоянное развитие функционала данного продукта, удобство лицензирования рабочих мест, возможность дальнейшей интеграции с существующими системами учета на платформе «1С:Предприятие 8», наличие большого количества специалистов по сопровождению.

В ходе внедрения системы электронного документооборота специалистами «Азбука управления» выбран клиент-серверный вариант с использованием MS SQL сервера. Приобретено 20 клиентских лицензий.

Этапы проведенных работ

Проведены следующие работы:

• Настройка сервера СУБД;
  
• Настройка сервера 1С;
  
• Настройка WEB-сервера;
  
• Настройка мобильного клиента;
  
• Разработка положений и инструкций;
  
• Установка 1С на рабочих местах;
  
• Обучение сотрудников организации.
  

Результат внедрения

Автоматизированы следующие функции:

• Ускорены процессы прохождения документов (ознакомление, рассмотрение, согласование).
  
• Исключена возможность утери документов.
  
• Руководство получило возможность отслеживать состояние поручений и формировать отчеты по исполнительской дисциплине.
  
• Рядовые сотрудники получили быстрый доступ к документам учреждения со своего рабочего места, что сократило потерю рабочего времени сотрудников.
  
• Делопроизводство;
  
• Работа с документами, файлами, почтой;
  
• Работа с мероприятиями;
  
• Процессы движения документов;
  
• Учет и контроль исполнения поручений;
  
• Ведение архива;
  
• Формирование отчетности;
  
• Разграничение прав доступа;
  
• Обмен с СМДО;
  
• Использование потокового сканирования.
  

Система передана в опытно-промышленную эксплуатацию в октябре 2019 года. В дальнейшем планируется внедрить использование ЭЦП при согласовании и утверждении документов.

Результатом внедрения ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» стало: автоматизация работы отдела делопроизводства, ускорение процессов согласования и исполнения документов, возможность удаленного участия сотрудников в делопроизводстве предприятия, унифицировать формы документов подразделений организации.

Шипов Евгений, начальник отдела IT, отметил:

«С программой работать легко и комфортно, работой партнера очень довольны. Мы надеемся на долгое и продуктивное сотрудничество и знаем, что всегда можем рассчитывать на помощь специалистов компании «Азбука управления».

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Республиканское транспортно–экспедиционное унитарное предприятие "БЕЛИНТЕРТРАНС-транспортно-логистический центр" Белорусской железной дороги – это транспортно-экспедиционного предприятия под руководством Белорусской железной дороги. Основано в мае 1992 года. Основная задача — организация доставки грузов Белорусской железной дорогой и организация взаимодействия с другими транспортно-экспедиционными предприятиями железной дороги на территории других государств.

Перед предприятием стояла задача по внедрению системы электронного документооборота, сканирования документов, учету входящих, исходящих и внутренних документов, безопасному хранению и доступу к документам, сокращению времени коллективной обработки документов, электронного согласования документов, использовании мобильных клиентов документооборота.

Для внедрения программы «1С:Документооборот для Беларуси КОРП» мы выбрали компанию «Азбука управления», которая известна на рынке как организация, имеющая профессиональных сертифицированных специалистов, которые ответственно относятся к поставленной задаче.

Среди существующих систем электронного документооборота было выбрано несколько. С учетом перспектив развития интеграции с продуктами на платформе 1С, выбор был сделан в пользу ПП «1С:Документооборот». Основными преимуществами явились: хорошее наполнение и постоянное развитие функционала данного продукта, удобство лицензирования рабочих мест, возможность дальнейшей интеграции с существующими системами учета на платформе «1С:Предприятие 8», наличие большого количества специалистов по сопровождению.

В ходе внедрения системы электронного документооборота специалистами «Азбука управления» выбран клиент-серверный вариант с использованием MS SQL сервера.

Проведены следующие работы:
• настройка сервера СУБД и сервера 1C;
• настройка WEB – сервера и мобильного клиента;
• установка 1С на рабочих местах;
• обучение сотрудников, разработка положений и инструкций;

Автоматизированы следующие функции:
• делопроизводство;
• работа с документами, с файлами, с почтой;
• процессы документооборота и ведение архива;
• учет и контроль исполнения поручений, разграничение прав доступа;
• формирование отчетности;;
• обмен с СМДО;
• использование потокового сканирования.

Результатом внедрения ПП «1С: Документооборот 8 КОРП» стало: автоматизация работы отдела делопроизводства, ускорение процессов согласования и исполнения документов, возможность удаленного участия сотрудников в делопроизводстве предприятия, унифицировать формы документов подразделений организации.

С программой работать легко и комфортно, работой партнера очень довольны. Мы надеемся на долгое и продуктивное сотрудничество и знаем, что всегда можем рассчитывать на помощь специалистов компании «Азбука управления». В дальнейшем планируется внедрить использование ЭЦП при согласовании и утверждении документов.

Система передана в опытно-промышленную эксплуатацию в октябре 2019 года.
Количество автоматизированных мест — 30

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика